Apoyo Virtual especializado para empresas de administración HOA

NEXVARA brinda soporte operativo, administrativo y de comunicación a las empresas que administran comunidades HOA en Puerto Rico. Contamos con la experiencia y el conocimiento de la industria — su terminología, regulaciones y estándares locales — para ser la extensión confiable que su empresa necesita.

Aviso importante: NEXVARA no es una empresa de administración de comunidades. Somos un proveedor de servicios virtuales de apoyo operativo y administrativo para empresas que administran comunidades HOA. Todos los procesos son supervisados y auditables.

La empresa

¿Quiénes Somos?

NEXVARA es una empresa de servicios virtuales especializados en apoyo administrativo y atención al cliente para empresas de administración de comunidades, urbanizaciones y condominios. Estamos registrados en Puerto Rico y operamos con un equipo selecto, entrenado y supervisado directamente por integrantes de NEXVARA, que cuentan con amplia trayectoria en la industria de administración de HOA.

Nuestra misión es ser una extensión confiable y eficiente del equipo administrativo de nuestros clientes, manejando sus operaciones con el mismo nivel de compromiso, discreción y conocimiento que exige la industria.

Organización. Cumplimiento. Tranquilidad.

Área 01

Comunicación y Atención al Residente

Somos la primera línea de contacto entre los residentes y la empresa administradora, asegurando una comunicación oportuna, profesional y consistente en cada interacción.

Atención a llamadas telefónicas y mensajes

Recepción y gestión de llamadas, correos electrónicos y mensajes de los residentes, respondiendo de manera oportuna y profesional en representación de la comunidad.
Orientación a residentes

Brindar a los residentes información precisa sobre las normas, reglamentos, políticas y procedimientos de la comunidad, sobre su hogar, y cualquier información a nuestro alcance.
Comunicados a la comunidad

Redacción y distribución de circulares, avisos y notificaciones sobre eventos, mantenimientos programados, emergencias u otros sucesos de interés, utilizando los templates provistos por la empresa.
Gestión de solicitudes, quejas y sugerencias

Recepción, registro y seguimiento de las solicitudes de los residentes hasta su resolución, asegurando una comunicación clara y continua.

Área 02

Gestión Operativa

Nos integramos a las plataformas y procesos de su empresa para manejar las operaciones del día a día con la misma rigurosidad y estándares que su equipo exige.

Gestión de trámites en plataforma de administración

Procesamiento de solicitudes, actualizaciones y gestiones de los residentes dentro del sistema de administración de la comunidad.
Coordinación con suplidores y contratistas

Asistir al administrador en la coordinación y solicitudes con los suplidores de servicios y materiales.
Gestión de órdenes de trabajo

Apertura, registro y seguimiento de órdenes de trabajo hasta su culminación, asegurando la comunicación adecuada entre todas las partes involucradas.
Coordinación de renovaciones y recurrencias

Seguimiento proactivo de vencimientos de contratos, licencias, pólizas de seguro, certificaciones de elevadores, extintores, generador y demás obligaciones recurrentes de la comunidad.
Seguimiento a cuentas por cobrar

Monitoreo del pago de cuotas de mantenimiento, envío de notificaciones a residentes con cuentas pendientes y registro de gestiones realizadas.

El equipo

Nuestro Equipo

El personal asignado estará debidamente entrenado y supervisado directamente por integrantes de NEXVARA, que cuentan con amplia trayectoria en la industria de administración de HOA en Puerto Rico. Esta formación garantiza un servicio alineado con los estándares, la terminología y los procesos propios de la industria local. De esta forma puede aprovechar el recurso contratado desde el primer día.

Herramientas y tecnología que utiliza el equipo:

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Microsoft Teams, Google Workspace y Zoom
Líneas telefónicas con número de Puerto Rico
Inteligencia Artificial aplicada a la gestión administrativa
Plataformas de administración de comunidades (entrenamiento provisto por el cliente)

Proceso de inicio

Proceso de Incorporación

Un proceso estructurado para garantizar que el equipo de NEXVARA opere con los mismos estándares, terminología y protocolos de su empresa desde el primer día.

Firma del acuerdo de servicios

Formalización del contrato e inicio oficial del proceso.

Período de onboarding — 1 mes

Transición y entrega de accesos a plataformas, documentación de la(s) comunidad(es), directorio de contactos e historial de gestiones relevantes.

Capacitación en plataforma — 1 semana

NEXVARA requiere una capacitación mínima de una semana en la(s) plataforma(s) de administración utilizadas por el cliente, para garantizar una gestión eficiente desde el primer día.

Inicio de operaciones

Arranque formal del servicio con las horas semanales dedicadas exclusivamente al cliente según el acuerdo establecido.

Privacidad y datos

Confidencialidad

Todo el personal de NEXVARA asignado a este servicio está sujeto a un acuerdo de confidencialidad que cubre la información de los residentes, datos financieros, documentos internos y cualquier otro dato sensible relacionado con la(s) comunidad(es) administrada(s).

La información manejada en estas funciones no será divulgada a terceros bajo ninguna circunstancia.

Su información y la de sus residentes están en buenas manos.